Bevor ein Seminar beginnt, sorgt die Vorbereitungsphase dafür, dass Teilnehmende informiert sind und alles Nötige zur Hand haben. Automatische Erinnerungs-E-Mails weisen auf bevorstehende Termine hin — basierend auf Vorlagen und Versandzeitpunkten aus der E-Mail-Verwaltung. So reduzieren Sie No-Shows und Rückfragen am Veranstaltungstag.
Die Vorbereitung beginnt nicht am Morgen des Termins, sondern Tage oder Wochen vorher — automatisiert, wo es sinnvoll ist, mit klaren Vorlagen, die Sie einmal pflegen und für alle Kurse nutzen.

 

Sofern Materialien zum Kurs hinterlegt sind, können diese in der Vorbereitung versendet werden — per E-Mail direkt an Teilnehmende oder veranlasst per Post. Die Teilnehmerverwaltung liefert die Adressliste, und Filter auf bestätigte Buchungen stellen sicher, dass nur tatsächlich Teilnehmende angeschrieben werden.
Teilnehmende finden relevante Informationen und Unterlagen auch im persönlichen Bereich — zentral und nachvollziehbar, ohne in E-Mail-Ordnern zu suchen. Was Sie einmal am Kurs oder Termin hinterlegen, kann automatisch oder auf Knopfdruck an alle Betroffenen gehen.
 

Welche Erinnerungen wann versendet werden, legen Sie in der E-Mail-Verwaltung fest. Vorlagen für Buchungsbestätigung, Terminerinnerung, Materialversand und weitere Anlässe passen Sie an Ihre Kommunikation an. Die Vorbereitungsphase greift auf Termin- und Teilnehmerdaten zu: Datum, Ort, Dozent und Teilnehmerliste aus einer Quelle.
Systemnachrichten ergänzen den E-Mail-Versand: Teilnehmende sehen Mitteilungen im persönlichen Bereich und können per E-Mail erinnert werden, wenn ungelesene Nachrichten vorliegen.



 

Erinnerungen lassen sich relativ zum Termin planen — eine Woche vorher, am Vortag, mit Ort und Hinweisen zur Mitbringliste. Materialversand kann früher erfolgen, wenn Unterlagen vor dem Präsenztermin gebraucht werden. Sie definieren einmal, was für Ihre Formate sinnvoll ist, und jeder neue Termin nutzt dieselbe Logik.