Bei Firmenschulungen und Gruppenanmeldungen bucht oft eine Person mehrere Plätze auf einmal — ohne alle Namen und E-Mail-Adressen sofort kennen zu müssen. Teilnahmecodes lösen genau dieses Problem: Pro gebuchtem Platz wird ein Code erzeugt und per E-Mail versendet. Jede teilnehmende Person löst ihren Code im persönlichen Bereich ein und trägt dabei die eigenen Daten ein.
Das entlastet HR-Abteilungen, Teamleitungen und Assistentinnen: Sie reservieren Plätze und überlassen die Datenerfassung den Teilnehmenden selbst — ohne den Buchungsprozess für Einzelanmeldungen zu verkomplizieren.
 

Nach Abschluss einer Mehrfachbuchung erzeugt das System die Codes automatisch — typischerweise im Format aus vier Blöcken — und versendet sie einzeln oder gebündelt per E-Mail. Die buchende Person muss nicht im Voraus wissen, wer genau teilnimmt; sie verteilt die Codes an Kolleginnen, Kollegen oder Mitarbeitende, die sich selbst registrieren.
Im persönlichen Dashboard finden Teilnehmende die Funktion „Teilnahmecode einlösen“. Nach der Einlösung erscheinen sie als vollständige Teilnehmer mit eigenen Kontaktdaten in der Teilnehmerverwaltung — und erhalten dieselben Informationen wie direkt buchende Personen: Erinnerungen, Materialien, Zugang zu Online-Inhalten und spätere Zertifikate.

In der Buchungs- und Teilnehmerverwaltung sehen Sie, welche Codes einer Buchung zugeordnet sind und welche bereits eingelöst wurden. Noch freie Codes können erneut per E-Mail verschickt werden. Jeder Code ist einmalig verwendbar; eingelöste Codes lassen sich nicht erneut nutzen.
Die Rechnung entsteht typischerweise einmal pro Mehrfachbuchung — für die buchende Organisation, nicht für jede einzelne Person. Storniert sich eine Buchungsposition, kann das je nach Konfiguration freie Kapazität schaffen und die Warteliste informieren. Nachträgliche Code-Generierung kann unter Umständen eine neue Rechnung auslösen — abhängig von Ihrer Konfiguration.

Mehrfachbuchungen erscheinen in der Buchungsverwaltung als eine Buchung mit mehreren Plätzen; die Teilnehmerverwaltung zeigt erst nach Code-Einlösung die einzelnen Personen. So bleibt die Abrechnung bei der buchenden Organisation, während die Teilnahme personenbezogen dokumentiert wird — wichtig für Listen, Zertifikate und Erinnerungen.
Bei Firmenschulungen ist das der Standardweg: Eine Ansprechperson bucht, verteilt Codes, jede teilnehmende Person pflegt die eigenen Daten. Ihr Team sieht jederzeit, wie viele Plätze eingelöst sind und kann offene Codes erneut versenden.