Die Teilnehmerverwaltung begleitet jede Anmeldung von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachverfolgung des Lernerfolgs. Teilnehmer sind Buchungen zugeordnet: Jede Buchung oder Buchungsposition steht für eine oder mehrere Personen, die an einem konkreten Kurstermin teilnehmen. So entsteht eine einheitliche Datenbasis für alle Phasen — ohne dass Sie zwischen verschiedenen Listen, Tabellenkalkulationen oder E-Mail-Verläufen wechseln müssen.
In der Praxis ist das der Ort, an dem aus einer Buchung eine konkrete Person mit Namen, Kontaktdaten und Status wird — und an dem dieser Status bis zum Zertifikat nachvollziehbar bleibt.

 

Sie erreichen die Teilnehmerverwaltung über den jeweiligen Kurstermin — etwa im Tab „Teilnehmer“ — oder zentral über die Teilnehmerübersicht. In der Liste sehen Sie Name, E-Mail, Buchungsstatus und gegebenenfalls den Status von Teilnahmecodes oder Lernfortschritt. Filter helfen, gezielt nach bestätigten Teilnehmenden, offenen Buchungen oder bestimmten Terminen zu arbeiten.
Bei Mehrfachbuchungen erscheinen eingelöste Codes als vollständige Teilnehmer mit eigenen Daten; noch offene Codes bleiben sichtbar, damit Sie den Stand der Gruppenanmeldung im Blick behalten. So wissen Sie vor dem Termin genau, wer kommt — und wer noch einen Teilnahmecode einlösen muss.


 

Am Veranstaltungstag dienen die Listen als Grundlage für Dozenten und Veranstaltungsleitung. In der Nachbereitung erfassen Sie die Anwesenheit — bei Präsenzveranstaltungen die entscheidende Voraussetzung für Nachweise. Ist die Teilnahme bestätigt und sind weitere Kriterien erfüllt — etwa Zahlung, bestandene Tests oder ILIAS-Abschluss —, können Zertifikate generiert werden, automatisch oder manuell je nach Konfiguration.
Teilnehmende laden ihre Nachweise im persönlichen Bereich herunter; optional können Verifikationscodes die Echtheit bestätigen. Der gesamte Weg von der Buchung bis zum Zertifikat bleibt in einer durchgängigen Datenkette dokumentiert.
 

Bei Firmenschulungen bucht oft eine Person mehrere Plätze auf einmal. Pro Platz wird ein Teilnahmecode erzeugt und versendet. Die Teilnehmerverwaltung zeigt, welche Codes eingelöst wurden und welche noch offen sind. Noch freie Codes können erneut per E-Mail verschickt oder umgewidmet werden. Eingelöste Codes erscheinen als vollständige Teilnehmer mit eigenen Kontaktdaten und erhalten dieselben Informationen wie direkt buchende Personen.