Guthabenverwaltung
Guthaben als Zahlungsmittel – zentral gesteuert, automatisch verrechnet.
Nicht jede Kursbuchung soll oder kann direkt über Rechnung oder Online-Zahlung laufen. Oft gibt es Budgets aus Förderprogrammen, Kontingente für Mitarbeitende, Rückerstattungen oder Bonusmodelle, die intern verwaltet und sauber auf Buchungen angerechnet werden müssen. Genau dafür bietet der SeminarCatalog nun eine zentrale Guthabenverwaltung: Sie macht interne Guthaben als Zahlungsmittel nutzbar, reduziert manuellen Abstimmungsaufwand und sorgt dafür, dass Buchungen und Abrechnungen nachvollziehbar bleiben.
So funktioniert die Guthabenverwaltung:
Berechtigte Mitarbeitende können Guthaben gezielt Personen oder Gruppen zuweisen. Bei der Buchung steht das Guthaben den Teilnehmenden als Zahlungsoption zur Verfügung und kann entweder vollständig genutzt oder mit weiteren Zahlungsarten flexibel kombiniert werden, etwa per Rechnung oder über herkömmliche Online-Zahlungsdienstleister wie PayPal oder Kreditkarte.
Das System berechnet automatisch die anrechenbare Guthabensumme, zieht sie vom Kurspreis ab und ordnet einen verbleibenden Restbetrag direkt der ausgewählten weiteren Zahlungsart zu. So ist die Verrechnung vollständig in den Buchungsprozess integriert und für alle Beteiligten transparent nachvollziehbar.
Welche Vorteile bietet das Feature?
Für Teilnehmer und Kunden
Im Nutzerkonto ist jederzeit nachvollziehbar, welche Beträge bereits eingesetzt wurden und welcher Restbetrag noch zur Verfügung steht – für eine verlässliche Planung weiterer Buchungen.
Das verfügbare Guthaben kann bei der Buchung direkt eingesetzt und mit weiteren Zahlungsarten kombiniert werden. Teilnehmende können Kosten damit flexibel auf Guthaben, Eigenanteile oder andere Finanzierungswege aufteilen – ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Für Administratoren
Administratoren können Guthaben zentral verwalten, gezielt zuweisen und Ausgaben nachvollziehen. Das vereinfacht die Steuerung von Budgets und Fördermitteln und stellt jederzeit eine klare Übersicht über den Mitteleinsatz sicher.
Bei Buchungen wird verfügbares Guthaben automatisch berücksichtigt und angerechnet. Manuelle Prüfungen oder nachträgliche Korrekturen entfallen, der administrative Aufwand sinkt spürbar. In integrierten Übersichten und Transaktionshistorien bleiben alle Guthabenbewegungen und Verwendungen nachvollziehbar.
Für Betreiber
Betreiber sehen jederzeit, aus welchen Guthabenbudgets Mittel an Teilnehmende vergeben werden. Budgets lassen sich gezielt nach Gruppen oder Bereichen einsetzen; das System dokumentiert automatisch, welche Beträge bereits zugewiesen wurden und welche noch verfügbar sind. Dadurch bleibt die Mittelverwendung durchgängig nachvollziehbar.
Automatische Anrechnung und systemseitige Prüfungen reduzieren manuelle Schritte und Rückfragen. Das entlastet Mitarbeitende, macht Abläufe effizienter und schafft Kapazitäten für andere Aufgaben – während der Prozess zuverlässig im Hintergrund läuft.
Für wen eignet sich die Guthabenverwaltung?
Wenn Sie Kursplätze über Fördermittel, interne Budgets oder Mitarbeitenden-Vorteile finanzieren und eine saubere Buchungs- und Zahlungslogik im System benötigen, ist die Guthabenverwaltung der passende Baustein. Sie steuern Kontingente zentral und Teilnehmende sehen im Buchungsprozess transparent, welcher Betrag durch Guthaben abgedeckt ist und ob noch eine Restzahlung erforderlich ist. Gerne beraten wir Sie zu Ihrem individuellen Szenario.
Noch Fragen? Wir unterstützen Sie gerne – sprechen Sie uns einfach unverbindlich an.
Ihr persönlicher Ansprechpartner
Mit unseren neuen Funktionen optimieren wir kontinuierlich Ihre Seminarmanagementprozesse und verbessern den Informationsstand für Sie, Ihre Kunden und Teilnehmer. Entdecken Sie jetzt die Vorteile unserer neuesten Features und deren Einsatzmöglichkeiten in Ihrer Seminarmanagementlösung. Kontaktieren Sie gerne Jens Conze per Telefon 02405 - 40 83 70 für ein persönliches Gespräch oder nehmen Sie ganz bequem per E-Mail Kontakt auf.
Verschaffen Sie sich einen Überblick - häufig gestellte Fragen:
Der SeminarCatalog kann auf einfache Art und Weise über die vorhandenen CMS-Funktionalitäten angepasst werden. Bild-Dateien können bequem über die Medienverwaltung ausgetauscht und im gesamten Kursangebot verwendet werden. Sei es z.B. zur Hinterlegung von Profilbildern von Referenten und Ansprechpartnern oder thematisch passende Bilder zu Kursen oder auch als Hintergrund für die Startseite.
Ebenso können beschreibende Texte zum Kursangebot auf intuitive Weise über Textbausteine umgehend angepasst werden
Wenn all diese Möglichkeiten dennoch nicht zum gewünschten Ziel führen, steht ein ganzes Designer-Team im Haus bereit, um auch die ausgefallensten Wünsche problemlos zu erfüllen!
Das kommt ganz auf das Feature an!
Wir haben sog. Community-Features, die wir der Nutzer-Gemeinschaft des SeminarCataloges generell zur Verfügung stellen, da sie eine allgemeine Weiterentwicklung des SeminarCataloges darstellen und daher auch von jedem kostenlos genutzt werden können.
Wir wollen diese Features aber nicht zwingend für alle Nutzer des SeminarCataloges einführen. Es genügt daher eine kurze Anfrage Ihrerseits, ob wir das Feature für Sie einrichten sollen.
Andere Features hingegen bedienen oft spezielle Anforderungen, die ggf. nur für den ein oder anderen Nutzer des SeminarCataloges von Interesse sind und oft das Ergebnis eines großen Programmieraufwandes sind.
Die Initialkosten solcher Features trägt oft der Nutzer, für den dieses Feature entwickelt wurde – oft nur zu einem Bruchteil. Wenn dann weitere Nutzer dieses Feature ebenfalls einsetzen möchten, können anteilige Kosten fällig werden. Diese fallen von Feature zu Feature ganz unterschiedlich aus.
Dennoch sind auch diese Features dann schon erhältlich und es bedarf nur einer kurzen Konfiguration im Zielsystem, um diese Funktionalitäten einsetzen zu können.
Der SeminarCatalog interagiert mit dem zugrundeliegenden ILIAS-System in vielerlei Hinsicht nahtlos und vereint hierbei Verwaltung, Planung, Vermarktung, Durchführung und Auswertung für Kursangebote in einem Produkt. Ob eLearning, Webinare, Blended Learning oder hybrid-Veranstaltungen. Das ganze Spektrum von Kursveranstaltungen ist abgedeckt.
Neben der intuitiven Bedienung für den Vermarkter des Kursangebotes bietet unsere Seminarmanagementlösung auch dem Endkunden eine beeindruckende User-Experience beim Erkunden des Kursangebotes durch die vollständige Integration des SeminarCataloges in bestehende Webauftritte oder als eigenständige Webanwendung. Durch die detaillierten und tiefgreifenden Design-Anpassung des SeminarCataloges selbst und der nach außen sichtbaren Teile des ILIAS-Systems hat ein Kunde einen Webauftritt aus einem Guss, der ihn ggf. noch nicht einmal erkennen lässt, dass der Beitritt in etwa ein eLearning einen Wechsel ins ILIAS-System im Hintergrund vollzieht.